Arkivering i friskoler - hvilke regler gjelder?

Meny

Du er her:

Publisert: 01.02.2006

Personopplysningsloven sier at en virksomhet skal slette personopplysninger (elevdata mm) når det ikke lenger er saklig grunn til å oppbevare dem. Men som godkjente privatskoler med tilskudd (friskoler) har man også visse plikter når det gjelder arkivering/oppbevaring. Hvilke regler gjelder?

Fylkesmannen i Oslo og Akrshus har laget en nettside med informasjon og lenke til relevante regler angående arkivering av opplysninger i grunnskolen. Se artikkel på nettstedet til Fylkesmannen i Oslo og Akershus: Arkivering av opplysninger i grunnskolen

Informasjonen fra Fylkesmannen i Oslo er meget generell og lite presis i forhold til arkivregler.

Personopplysningslovens generelle krav om sletting er uttrykt i personopplysningsloven § 28 :
§ 28. Forbud mot å lagre unødvendige personopplysninger.
Den behandlingsansvarlige skal ikke lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. Hvis ikke personopplysningene deretter skal oppbevares i henhold til arkivloven eller annen lovgivning, skal de slettes.

Behovet for oppbevaring styres for det første av skolens behov for å ha dokumentasjon, for eksempel ved en framtidig erstatningssak. Det er i samsvar med formålet med å behandle (oppbevare) elevdata at skolen dokumenterer at lovfestet opplæring er gitt til en elev.

Arkivloven er nevnt i personopplysningsloven § 28. En privat skole godkjent etter privatskoleloven er underlagt krav i denne loven, jfr arkivloven § 19 :

§ 19. Privatarkiv med offentleg tilknyting.
Dersom privat rettssubjekt mottek faste offentlege driftstilskot som er viktige for verksemda eller har fullmakt til å treffa einskildvedtak eller utferda forskrifter, kan Riksarkivaren fastsetja at arkivet heilt eller delvis skal følgja føresegnene for offentlege arkiv gjevne i eller i medhald av denne lova.

Forskrift til arkivloven § 3-20 omhandler bevaringspåbud:

Dersom ikkje Riksarkivaren fastset noko anna, skal følgjande materiale alltid bevarast:
a) arkivmateriale eldre enn 1950, etter at arkivavgrensing er utført,
b) møtebøker, forhandlingsprotokollar, referatprotokollar, møtereferat og eventuelle vedleggsseriar til desse,
c) organets eigne årsmeldingar,
d) kopibøker (kopiar av utgåande dokument) og kopibokregister,
e) journalar, medrekna journaldatabasar, og journalregister,
f) alle andre former for register og hjelpemiddel som kan brukast til framfinning, t.d. arkivnøklar som organet har brukt,
g) arkivplanar,
h) presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innanfor saksgrupper der det i godkjende kassasjonsreglar er gitt kassasjonspåbod utan spesifiserte unntak,
i) kart, unnateke trykte kart utan påteikningar,
j) teikningar og fotografi som har inngått som eit ledd i den verksemda organet har drive,
k) grunnlagsmateriale, innstillingar, protokollar/referat og endelege vedtak frå styre, råd, nemnder og utval.

Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver gir detaljert informasjon om kassasjon (sletting) i en skoles arkiv.

Papirnotater og dokumenter om elevers atferd skal slettes når en elev slutter eller flytter til en annen skole, og eventuell klagefrist på atferdsvurdering er gått ut. Kun dokumenter som kan ha betydning for et framtidig behov for dokumentasjon, skal arkiveres. Ingen slike dokumenter skal følge elevens elevmappe til neste skole.

Tilsvarende gjelder elektronisk lagret informasjon om elevers atferd.

Dokumenter som har nytteverdi for en elevs videre opplæring (spesialpedagogiske utredninger og vurderinger mm.), er aktuelle for oversendelse til neste skole hvis eleven bytter skole. En streng fortolkning av personopplysningsloven tilsier imidlertid at foreldrene må gi sitt samtykke før slik informasjon overleveres neste skole.